)
Stel je afwezigheidsmelding vooraf in en controleer of de begin- en einddatum correct zijn.
Vermeld of je tijdens je afwezigheid je e-mails leest of deze pas na je terugkeer beantwoordt.
Verwijs bij dringende vragen naar een collega of afdeling die je werkzaamheden tijdelijk overneemt.
Houd je out of office bericht kort en krachtig.
Deel geen onnodige persoonlijke informatie.
Gebruik voor internationale contacten een Engelstalige afwezigheidsmelding, zodat ook anderstalige ontvangers weten wanneer je weer bereikbaar bent.
Vergeet je automatische antwoord na je terugkeer niet uit te schakelen als je geen einddatum hebt ingesteld.
Wat is een out of office bericht?
Een out of office bericht is een automatisch antwoord dat wordt verstuurd wanneer iemand je een e-mail stuurt terwijl je afwezig bent. De Engelse term out of office betekent letterlijk dat je niet op kantoor bent. In het Nederlands wordt ook wel gesproken van een afwezigheidsmelding of automatisch antwoord.
Een out of office bericht is bijvoorbeeld handig wanneer je op vakantie gaat, een training volgt, zakelijke afspraken buiten de deur hebt of om persoonlijke redenen tijdelijk niet beschikbaar bent.
Wanneer een automatische afwezigheidsmelding instellen?
Een out of office bericht is handig wanneer je tijdelijk niet of minder goed bereikbaar bent via e-mail. Zo weten afzenders wanneer ze een reactie kunnen verwachten en bij wie ze terechtkunnen als hun vraag niet kan wachten.
Een afwezigheidsmelding kan in verschillende situaties van pas komen, waaronder:
Tijdens je vakantie: vermeld wanneer je terug bent en wie dringende vragen kan beantwoorden.
Bij ziekte: laat weten dat je tijdelijk niet op e-mails reageert en verwijs eventueel naar een collega.
Bij langdurig verlof: geef aan wanneer je weer beschikbaar bent en wie je werkzaamheden overneemt.
Tijdens een zakenreis: vermeld dat je beperkt bereikbaar bent en mogelijk later reageert.
Bij persoonlijke omstandigheden: geef aan dat je tijdelijk afwezig bent zonder persoonlijke details te delen.
Wanneer je uit dienst gaat: verwijs zakelijke contacten naar je opvolger of een algemeen e-mailadres.
Wat zet je in een goed out of office bericht?
Een goed out of office bericht is kort, duidelijk en professioneel en bestaat uit een onderwerpregel, een aanhef, informatie over je afwezigheid en een afsluiting. Afhankelijk van je situatie kun je ook aangeven of je je e-mail leest en een alternatief contactpersoon vermelden.
1. De onderwerpregel van je automatische afwezigheidsbericht
Kies een onderwerpregel die meteen duidelijk maakt dat het om een automatische afwezigheidsmelding gaat. Houd de regel kort en vermijd onnodige informatie.
Voorbeelden:
Afwezigheidsmelding
Out of office tot en met [datum]
Tijdelijk niet bereikbaar
Automatisch antwoord wegens afwezigheid
2. De aanhef (optioneel)
Begin je out of office e-mail met een begroeting die past bij je doelgroep. Voor zakelijke relaties is een formele aanhef vaak geschikt, terwijl je bij collega's of vaste contacten een informelere toon kunt gebruiken.
Voorbeelden:
Beste [naam],
Geachte heer/mevrouw,
Beste collega's,
In sommige situaties is het beter om de aanhef achterwege te laten, bijvoorbeeld als je out of office bericht naar verschillende soorten contacten wordt verstuurd.
3. De periode van afwezigheid
Geef duidelijk aan wanneer je niet bereikbaar bent. Je hoeft niet altijd te vermelden waarom je afwezig bent; de periode zelf is meestal voldoende.
Voorbeelden:
Ik ben afwezig van [begindatum] tot en met [einddatum].
Vanwege verlof ben ik deze week niet bereikbaar.
Ik ben van [datum] tot [datum] afwezig en lees mijn e-mail in deze periode niet.
Ik ben momenteel niet beschikbaar vanwege een werkverplichting buiten kantoor.
4. Terugkeerdatum
Vermeld wanneer je weer aan het werk gaat, zodat ontvangers weten wanneer je weer bereikbaar bent.
Voorbeelden:
Vanaf [terugkeerdatum] ben ik weer bereikbaar.
Ik ben vanaf maandag [datum] weer aan het werk.
Na mijn terugkeer op [datum] beantwoord ik je e-mail zo snel mogelijk.
5. Je e-mail tijdens je afwezigheid (optioneel)
Geef eventueel aan of je tijdens je afwezigheid je e-mails leest of pas na je terugkeer reageert. Zo weten ontvangers of ze eerder een antwoord kunnen verwachten.
Voorbeelden:
Tijdens mijn afwezigheid lees ik mijn e-mail niet.
Ik heb tijdens mijn afwezigheid geen toegang tot mijn mailbox.
Ik controleer mijn e-mail beperkt en reageer mogelijk later dan gebruikelijk.
6. Een alternatief contactpersoon (optioneel)
Kunnen vragen niet wachten tot je terug bent, verwijs dan naar een collega, vervanger of afdeling die tijdens je afwezigheid bereikbaar is. Vermeld de juiste contactgegevens en overleg vooraf met de betreffende persoon.
Voorbeelden:
Voor dringende vragen kun je contact opnemen met [naam collega] via [e-mailadres].
Mijn werkzaamheden worden tijdelijk overgenomen door [naam]. Je kunt deze collega bereiken via [e-mailadres].
Heb je direct hulp nodig? Neem dan telefonisch contact op met [naam] via [telefoonnummer].
Voor vragen over [onderwerp] kun je terecht bij [afdeling] via [algemeen e-mailadres].
7. De afsluiting
Sluit je afwezigheidsmelding af met een korte, vriendelijke zin. De toon moet passen bij de rest van je bericht. Een formele afsluiting werkt goed voor klanten en externe relaties; bij collega's kun je het wat persoonlijker houden.
Voorbeelden:
Bedankt voor je begrip.
Dank voor je bericht.
Ik kom hier na mijn terugkeer zo snel mogelijk op terug.
Ik wens je een fijne dag.
Met vriendelijke groet,
Een out of office bericht komt er dan zo uit te zien:
Bedankt voor je e-mail.
Ik ben afwezig van [begindatum] tot en met [einddatum] en lees mijn e-mail tijdens deze periode niet. Vanaf [terugkeerdatum] ben ik weer bereikbaar.
Voor dringende vragen kun je contact opnemen met [naam collega] via [e-mailadres].
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
Out of office instellen: tips voor Gmail en Outlook
Zowel Outlook als Gmail heeft een functie waarmee je een out of office bericht kunt instellen. Hieronder lees je hoe je dit doet.
Out of office bericht instellen in Outlook
Out of office instellen in de nieuwe Outlook (Outlook Online):
Open Outlook en klik rechtsboven op het tandwiel om de instellingen te openen.
Ga naar ‘Accounts’ en selecteer ‘Automatische antwoorden’.
Schakel automatische antwoorden in.
Stel eventueel een begin- en einddatum in, zodat de melding automatisch op het juiste moment wordt geactiveerd en uitgeschakeld.
Vul je afwezigheidsbericht in en klik op ‘Opslaan’.
Out of office instellen in de klassieke Outlook-app:
Open Outlook en klik linksboven op ‘Bestand’.
Selecteer ‘Info’ en klik op ‘Automatische antwoorden’.
Kies ‘Automatische antwoorden verzenden’.
Vink eventueel ‘Alleen tijdens dit datumbereik verzenden’ aan en stel de gewenste begin- en einddatum in.
Vul je bericht in bij ‘Binnen mijn organisatie’. Wil je ook externe afzenders informeren? Stel dan eventueel een afzonderlijk bericht in bij ‘Buiten mijn organisatie’.
Klik op ‘OK’ om je instellingen op te slaan.
Out of office bericht instellen in Gmail
Out of office instellen in Gmail op je computer:
Open Gmail en klik rechtsboven op het tandwielicoon.
Selecteer ‘Alle instellingen bekijken’.
Ga naar het tabblad ‘Algemeen’ en scroll naar ‘Automatisch antwoord’.
Selecteer ‘Automatisch antwoord staat uit’ of ‘Automatisch antwoord staat aan’ om de functie te activeren of deactiveren.
Stel de begin- en einddatum in en vul het onderwerp en je afwezigheidsbericht in.
Klik onderaan op ‘Wijzigingen opslaan’.
Out of office instellen in de Gmail-app:
Open de Gmail-app en tik linksboven op het menu met de drie streepjes.
Ga naar ‘Instellingen’.
Selecteer het e-mailaccount waarvoor je de afwezigheidsmelding wilt instellen.
Tik ‘Automatisch antwoord’ aan en sleep de knop naar rechts.
Stel de begin- en einddatum in.
Vul het onderwerp en je afwezigheidsbericht in en tik op ‘Klaar’ rechts bovenaan.
Out of office voorbeelden
Een goed out of office bericht past bij de reden van je afwezigheid en bij de mensen die je mailen. Voor een vakantie volstaat vaak een korte, vriendelijke melding. In een zakelijke omgeving is een formele toon dan weer beter. Hieronder vind je enkele voorbeelden:
Out of office voorbeeld vakantie
Ben je op vakantie en lees je tijdelijk geen e-mail? Vermeld dan wanneer je afwezig bent en vanaf welke datum je weer bereikbaar bent. Als een collega dringende zaken kan overnemen, kun je diens contactgegevens toevoegen.
Voorbeeld 1 afwezigheidsmelding vakantie:
Bedankt voor je e-mail. Ik ben met vakantie van [begindatum] tot en met [einddatum] en ben in deze periode niet bereikbaar via e-mail. Vanaf [terugkeerdatum] ben ik weer aan het werk en beantwoord ik je bericht zo snel mogelijk.
Voor dringende vragen kun je contact opnemen met [naam collega] via [e-mailadres].
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
Voorbeeld 2 afwezigheidsmelding vakantie:
Bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel met vakantie en ben afwezig van [begindatum] tot en met [einddatum]. Tijdens deze periode lees ik mijn e-mails niet. Vanaf [terugkeerdatum] ben ik opnieuw aan het werk en kom ik zo snel mogelijk bij je terug.
Bedankt voor je begrip en geduld.
Met vriendelijke groet,[Je naam]
Out of office voorbeeld zakelijk / formeel
Wil je een professioneel out of office bericht instellen voor klanten, leveranciers of zakelijke relaties? Kies dan voor een beleefde, neutrale formulering. Spreek de ontvanger aan met ‘u’ als dat past bij de gebruikelijke communicatie binnen je organisatie.
Voorbeeld afwezigheidsmelding zakelijk:
Bedankt voor uw bericht.
Vanwege mijn afwezigheid ben ik van [begindatum] tot en met [einddatum] niet beschikbaar.
Vanaf [terugkeerdatum] zal ik uw e-mail zo spoedig mogelijk beantwoorden.
Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met [naam collega] via [e-mailadres] of telefonisch via [telefoonnummer].
Bedankt voor uw begrip.
Met vriendelijke groet,
[Je naam][Functie][Organisatie]
Out of office bericht grappig
Ook een out of office bericht dat grappig is kan prima, zolang de toon past bij je werk en je doelgroep. Houd de boodschap duidelijk, zodat de ontvanger nog steeds weet wanneer je terug bent en bij wie die eventueel terechtkan.
Voorbeeld 1 afwezigheidsmelding grappig:
Bedankt voor je mail! Op dit moment ben ik even offline en geef ik mijn mailbox de rust die hij verdient.
Ik ben afwezig van [begindatum] en ben vanaf [terugkeerdatum] weer bereikbaar.
Kan je bericht écht niet wachten? Dan helpt [naam collega] je graag verder via [e-mailadres].
Tot snel!
[Je naam]
Voorbeeld 2 afwezigheidsmelding grappig:
Bedankt voor je mail! Ik ben even met vakantie en probeer mijn mailbox net zo hard te negeren als mijn wekker op maandagochtend.
Ik ben afwezig van [begindatum] tot en met [einddatum] en ben vanaf [terugkeerdatum] weer bereikbaar.
Ik beantwoord je mail zodra ik terug ben.
Tot binnenkort![Je naam]
Voorbeeld 3 afwezigheidsmelding grappig:
Bedankt voor je bericht! Ik ben er even tussenuit en geniet van mijn vakantie. Werkmails staan voorlopig niet op het programma, en dat hou ik graag nog even zo.
Vanaf [terugkeerdatum] ben ik weer aan het werk en beantwoord ik je mail zo snel mogelijk.
Tot binnenkort!
Groetjes,[Je naam]
Out of office voorbeeld ziekte
Voorbeeld afwezigheidsmelding ziekte:
Bedankt voor je bericht. Wegens ziekte ben ik momenteel afwezig en kan ik mijn e-mails niet beantwoorden. Het is momenteel nog niet duidelijk wanneer ik mijn werkzaamheden zal hervatten.
Voor dringende vragen kun je contact opnemen met [naam collega] via [e-mailadres].
Bedankt voor je begrip.
Met vriendelijke groet,[Je naam]
Out of office voorbeeld uit dienst treden
Voorbeeld afwezigheidsmelding uitdiensttreding:
Bedankt voor je bericht. Sinds [datum] ben ik niet langer werkzaam bij [bedrijfsnaam].
Voor vragen of verdere opvolging kun je contact opnemen met [naam contactpersoon] via [e-mailadres].
Bedankt voor de fijne samenwerking.
Met vriendelijke groet,[Je naam]
Out of office voorbeeld zakenreis
Voorbeeld afwezigheidsmelding zakenreis:
Bedankt voor je mail. Ik ben momenteel op zakenreis in [locatie] voor [conferentie, beurs of klantbezoek]. Door een aangepast werkschema en verplaatsingen kan het wat langer duren voor je antwoord krijgt.
Voor dringende zaken ben ik bereikbaar via [telefoonnummer]. Vanaf [datum] ben ik weer volgens mijn gebruikelijke schema beschikbaar.
Met vriendelijke groet,[Je naam]
Out of office voorbeeld verlof
Voorbeeld afwezigheidsmelding verlof:
Bedankt voor je bericht. Ik ben met verlof van [begindatum] tot en met [einddatum] en ben gedurende deze periode niet beschikbaar via e-mail.
Vanaf [terugkeerdatum] ben ik opnieuw aan het werk en behandel ik je bericht zo snel mogelijk.
Met vriendelijke groet,[Je naam]
Voorbeeld afwezigheidsmelding zwangerschapsverlof:
Bedankt voor je mail. Ik ben met zwangerschapsverlof vanaf [begindatum] tot en met [einddatum] zal gedurende deze periode afwezig zijn.
Voor vragen over lopende projecten of dossiers kun je contact opnemen met [naam collega] via [e-mailadres]. Die neemt mijn werkzaamheden tijdens mijn afwezigheid over.
Met vriendelijke groet,[Je naam]
Lees dit artikel voor meer info over je rechten tijdens het zwangerschapsverlof.
Out of office voorbeeld in het Engels
Werk je met internationale klanten of collega's? Dan is een out of office bericht in het Engels handig. Gebruik een korte, professionele tekst waarin je je afwezigheidsperiode vermeldt en aangeeft wanneer je terugkeert.
Voorbeeld afwezigheidsmelding in het Engels:
Thank you for your email.
I am out of the office from [start date] until [end date] and will have limited access to my email during this time. I will respond to your message as soon as possible after my return on [return date].
For urgent matters, please contact [colleague's name] at [email address].
Kind regards,
[Your name]
Bekijk ook ons voorbeeld van een Engels cv als je van plan bent om te solliciteren op een Engelstalige functie of in het buitenland gaat werken.
Volgende stap
Heeft je afwezigheid je doen nadenken over je huidige job en heb je beslist dat je toe bent aan een nieuwe uitdaging? Dan is je eerste stap om een goede ontslagbrief te schrijven. Daarna kun je aan de slag met solliciteren.
Alles wat je nodig hebt om een cv op te stellen vind je bij CVMaker. Bekijk eerst onze cv-voorbeelden en de cv-gidsen om inspiratie op te doen. Vervolgens kun je in een mum van tijd een professioneel en overtuigend cv maken met behulp van een van onze cv-templates.
Bekijk daarna onze sollicitatiebrief-voorbeelden en gidsen voor motivatiebrieven en gebruik een sollicitatiebrief-sjabloon om een krachtige sollicitatiebrief op te stellen. Zo ben je helemaal klaar om te solliciteren!
Veelgestelde vragen
Wat moet er in een out of office bericht staan?
Vermeld in ieder geval wanneer je afwezig bent en wanneer je weer bereikbaar bent. Geef eventueel aan wanneer je de e-mail van de afzender kunt beantwoorden. Als iemand tijdens je afwezigheid contact moet kunnen opnemen, voeg dan de naam en contactgegevens van een collega toe.
Moet ik in mijn out of office bericht vermelden waarom ik afwezig ben?
Je hoeft in je out of office bericht niet te vermelden of je op vakantie bent, ziek bent of om een andere reden afwezig bent. Een korte melding met de periode waarin je niet bereikbaar bent, is meestal voldoende.
Hoe zet ik mijn out of office uit in Gmail?
Je schakelt je out of office bericht in Gmail op je computer eenvoudig weer uit door op het tandwiel rechtsboven te klikken ‘Alle instellingen bekijken’ te selecteren te scrolllen naar ‘Automatisch antwoord’ helemaal onderaan en het bolletje aan te klikken naast ‘Automatisch antwoord staat uit’.
Hoe stel ik een out of office in het Engels in?
Een out-of-officebericht in het Engels volgt grotendeels dezelfde opbouw als in het Nederlands. Gebruik een toon die past bij de ontvanger: formeel voor klanten en externe contacten of iets informeler voor collega’s.
Moet ik een out of office bericht instellen voor externe contacten?
Dat is niet verplicht, maar wel aan te raden als klanten, leveranciers of andere externe contacten je tijdens je afwezigheid kunnen mailen. Controleer of je e-mailprogramma automatische antwoorden naar externe afzenders toestaat en of deze functie is ingeschakeld.
Hoe lang moet een out of office bericht zijn?
Houd je out of office bericht kort en duidelijk. Enkele zinnen zijn meestal genoeg om je afwezigheid, terugkeerdatum en eventuele vervanger te vermelden.
Ben je aan het solliciteren? Bekijk dan ook hoe lang je cv moet zijn en andere tips voor het schrijven van een goed cv.
Krijgt iedereen automatisch mijn out of office bericht?
Niet noodzakelijk. Je kunt in Gmail en Outlook instellen of je automatische antwoord alleen naar bepaalde afzenders of ook naar externe contacten wordt verstuurd. Welke opties beschikbaar zijn, verschilt per e-mailprogramma.
Hoe schakel ik mijn out of office bericht uit in Outlook?
Om je out-of-officebericht in Outlook uit te schakelen, klik je rechtsboven op het tandwielpictogram (‘Instellingen’) en ga je naar ‘Accounts’ > ‘Automatische antwoorden’. Zet de schakelaar bij ‘Automatische antwoorden’ uit en klik op ‘Opslaan’. Gebruik je de klassieke versie van Outlook voor Windows? Klik dan linksboven op ‘Bestand’ > ‘Automatische antwoorden’, selecteer ‘Geen automatische antwoorden verzenden’ en klik op ‘OK’.
Hoe vaak ontvangt iemand mijn out-of-officebericht?
Dat hangt af van je e-mailprogramma en de instellingen. Gmail stuurt doorgaans niet vaker dan één automatisch antwoord per afzender binnen een periode van vier dagen. In Outlook ontvangt een afzender het automatische antwoord doorgaans één keer per periode waarin de functie is ingeschakeld.
