Hoe moet je je sollicitatiegesprek afzeggen?

Heb je een sollicitatiegesprek ingepland, maar kun je er niet naartoe? Dan zul je het gesprek moeten annuleren. Als je dit op een beleefde en professionele manier doet, is het vaak mogelijk om een nieuwe afspraak te maken. Het is wel belangrijk om meteen te reageren en de werkgever zo snel mogelijk op de hoogte te brengen dat je verhinderd bent. Hier lees je hoe je dat het best aanpakt.

In deze gids lees je het volgende:

• Waarom zou je een sollicitatiegesprek afzeggen?

• Hoe zeg je een sollicitatiegesprek af?

• Wat zijn de beste manieren om je sollicitatiegesprek af te zeggen?

• Sollicitatiegesprek afzeggen in 3 stappen

• Hoe plan je een nieuw sollicitatiegesprek in?

• Terugtrekken uit de sollicitatieprocedure

• Sollicitatiegesprek afzeggen per mail - voorbeeld en 5 e-mailsjablonen 

• Veelvoorkomende fouten bij het afzeggen

• FAQ

Vergeet niet dat een modern cv een groot verschil kan maken. Geef je sollicitatie een boost met CVMaker, de ideale tool om een professioneel cv op te stellen met een stijlvol cv-sjabloon.

Waarom zou je een sollicitatiegesprek afzeggen?

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je een sollicitatiegesprek moet annuleren. Zorg er wel voor dat je een geldige en respectvolle reden hebt. Je hebt tenslotte niet zomaar gesolliciteerd. Het bedrijf ziet potentieel in jou en heeft tijd en energie geïnvesteerd in het selectieproces en de planning van het gesprek. Het is dus logisch dat je een goede reden moet hebben om je sollicitatiegesprek af te zeggen. Hier zijn enkele veelvoorkomende redenen:

Veelvoorkomende redenen om een sollicitatiegesprek af te zeggen

• Je hebt een andere job gevonden Heb je ondertussen een andere jobaanbieding aanvaard? Dan is het beleefd om de bedrijven waar je nog sollicitaties hebt lopen zo snel mogelijk te verwittigen. Zo voorkom je dat je hun tijd verspilt.

• De functie blijkt toch niet de juiste match Misschien heb je je na verder onderzoek bedacht en kom je tot de conclusie dat de job of het bedrijf niet bij je carrièreplannen of ambities past. Als je niet langer geïnteresseerd bent, is het beter om het gesprek af te zeggen en je te focussen op andere opportuniteiten.

• Je moet afzeggen door ziekte of een noodgeval Het leven is onvoorspelbaar. Een plotse ziekte, een dringende privéaangelegenheid of een noodgeval op je huidige werk kan ervoor zorgen dat je het gesprek niet kunt bijwonen. Laat het de werkgever zo snel mogelijk weten en vraag of je een nieuwe afspraak kunt maken.

• Je plannen zijn veranderd Een verhuis, een dubbele afspraak of de beslissing om even een pauze in je jobzoektocht in te lassen, kunnen ook redenen zijn om je sollicitatiegesprek te annuleren.

• Je hebt vertraging of pech onderweg Zit je vast in het verkeer, heeft je trein vertraging of krijg je autopech? Neem dan meteen contact op met het bedrijf. Laat weten hoe laat je er denkt te zijn en vraag of het gesprek nog kan doorgaan of dat het beter is om een nieuwe afspraak in te plannen.

Twijfel je op het laatste moment? Heb je net een andere job aangeboden gekregen of twijfel je of deze functie écht iets voor jou is? Overweeg dan toch om op gesprek te gaan. Tijdens het gesprek kan blijken dat de job beter bij je past dan je dacht. Soms ontdek je nieuwe mogelijkheden of raak je toch enthousiast. Niet geprobeerd is altijd mis!

Ben je klaar voor de volgende stap in je carrière?

Begin nu

Hoe zeg je een sollicitatiegesprek af?

1. Breng het bedrijf zo snel mogelijk op de hoogte

Hoe sneller je laat weten dat je niet kunt komen, hoe professioneler dit overkomt. Zo toon je respect voor de tijd van de werkgever. Probeer je afzegging minstens 24 uur op voorhand door te geven. Last-minute annuleren komt onprofessioneel over en kan een negatieve indruk achterlaten.

Zo kun je contact opnemen:

• Ruim op voorhand: Stuur een e-mail. Dit zorgt voor een schriftelijk bewijs en toont aan dat je waardeert dat het bedrijf tijd en moeite in je sollicitatie heeft geïnvesteerd.

• Op de dag zelf: Moet je onverwacht afzeggen? Bel dan rechtstreeks naar het bedrijf. Dit is sneller en beleefder dan enkel een e-mail te sturen.

2. Wees duidelijk, kort en beleefd

Gebruik een professionele, beknopte en respectvolle toon. Bedank het bedrijf voor de kans en bied je excuses aan voor het ongemak. Je hoeft geen uitgebreide uitleg te geven over je reden.

Tips:

• Houd het simpel – Een korte en beleefde afzegging volstaat.

• Wees professioneel – Ga jezelf niet verdedigen of overdrijven in je excuses.

• Blijf respectvol – Ook als je geen interesse meer hebt, laat een positieve indruk achter.

3. Pas je aan de situatie aan

Indien mogelijk, kun je vragen om het sollicitatiegesprek te verplaatsen. Zo toon je aan dat je nog steeds interesse hebt in de functie. Wees proactief en stel meteen enkele alternatieve data en tijdstippen voor. Dit laat een positieve indruk achter en vergroot de kans dat het bedrijf bereid is om een nieuw gesprek in te plannen.

Is je sollicitatiegesprek verplaatst naar een andere datum? Ontdek hier onze tips over wat je best draagt naar een sollicitatiegesprek.

Wat is de beste manier om je sollicitatiegesprek af te zeggen?

Een sollicitatiegesprek afzeggen doe je bij voorkeur telefonisch, vooral als je op het laatste moment moet annuleren. Dit toont respect voor de tijd van de recruiter en zorgt ervoor dat je boodschap zeker aankomt. Laat het bedrijf zo snel mogelijk weten dat je niet aanwezig kunt zijn, zodat je gesprekspartner niet onnodig op je wacht.

Wat je best niet doet: Vermijd het afzeggen via WhatsApp, sms of enkel een e-mail, zeker op het laatste moment. Dit komt onprofessioneel over en er is een risico dat je bericht niet op tijd wordt gelezen.

In 3 stappen je sollicitatiegesprek afzeggen

Wil je je sollicitatiegesprek op een professionele manier annuleren? Volg deze drie stappen om dit correct aan te pakken.

Stap 1: Controleer de gegevens van het sollicitatiegesprek

Voordat je contact opneemt, controleer je nog even de datum, tijd en contactgegevens van de persoon met wie je het gesprek hebt. Zo zorg je ervoor dat je bericht volledig en correct is.

Stap 2: Stel een beleefde e-mail op of bel

Schrijf een professionele e-mail of, als er weinig tijd is, bel de contactpersoon rechtstreeks op. Hieronder vind je een voorbeeld van een e-mail om een sollicitatiegesprek af te zeggen.

Voorbeeldmail: sollicitatiegesprek afzeggen

Onderwerp: Afzegging sollicitatiegesprek – [functie]

Geachte heer Werver,

Bedankt voor de kans om te solliciteren voor de functie van content specialist bij MarketingLife. Helaas moet ik ons gesprek op [datum] annuleren, aangezien ik een ander aanbod heb geaccepteerd en me terugtrek uit de sollicitatieprocedure.

Ik waardeer de tijd en moeite die u in mijn sollicitatie hebt gestoken en wil u bedanken voor deze mogelijkheid.

Met vriendelijke groet, Timo Janssen

Stap 3: Vraag om een bevestiging

Hoor je niets meer na je afzegging? Neem dan opnieuw contact op om te controleren of je bericht goed is aangekomen. Dit is vooral belangrijk als je een voicemail hebt achtergelaten. Zo voorkom je misverstanden en weet je zeker dat de recruiter op de hoogte is.

Hoe plan je een nieuwe sollicitatiegesprek in?

Als je het sollicitatiegesprek afzegt, is het verstandig om direct te laten weten dat je erg graag een tweede kans wilt om te bewijzen dat jij de juiste kandidaat bent voor de functie. Probeer dan ook direct een nieuwe afspraak in te plannen als dat mogelijk is. Wees flexibel in het afspreken van een andere datum.

Is het niet mogelijk om een nieuwe afspraak in te plannen? Toon hiervoor begrip en blijf respectvol. Het is natuurlijk jammer, maar het bedrijf kan er ook niets aan doen dat jij het gesprek hebt afgezegd. Misschien vinden ze uiteindelijk toch geen geschikte kandidaat en komen ze nog bij je terug.

Terugtrekken uit sollicitatieprocedure

Wanneer je besluit om niet verder te gaan in de sollicitatieprocedure van een bedrijf, dan kun je dit het beste altijd telefonisch laten weten. Zeker als je al twee sollicitatiegesprekken achter de rug hebt. Blijf hierbij altijd professioneel, positief en dankbaar. Ook als je het bedrijf of de functie niet ziet zitten. Wil je liever een e-mail sturen? Zorg er dan voor dat deze kort en bondig is. Hieronder vind je twee voorbeelden van e-mails die je kunt gebruiken.

Sollicitatiegesprek afzeggen per e-mail – voorbeelden en sjablonen

Hieronder vind je vijf professionele e-mailsjablonen om een sollicitatiegesprek correct en beleefd af te zeggen.

Voorbeeld 1: Afzeggen vanwege een ander aanbod

Onderwerp: [Je naam] – Afzegging sollicitatiegesprek voor [functie]

Beste [naam contactpersoon],

Bedankt voor de mogelijkheid om te solliciteren voor de functie van [functie] bij [bedrijf]. Helaas moet ik ons sollicitatiegesprek, dat gepland stond op [datum], annuleren. Ik heb onlangs een ander aanbod aanvaard en trek me terug uit de sollicitatieprocedure.

Ik waardeer de tijd die u heeft genomen om mijn sollicitatie te overwegen en wil u bedanken voor deze kans.

Met vriendelijke groet, [Je naam]

Voorbeeld 2: Sollicitatiegesprek verzetten

Onderwerp: Verzoek om sollicitatiegesprek te verzetten

Beste [naam contactpersoon],

Hartelijk dank voor de uitnodiging voor het sollicitatiegesprek voor de functie van [functie] bij [bedrijf] op [datum]. Helaas ben ik omwille van [reden] niet in de mogelijkheid om op het geplande moment aanwezig te zijn.

Indien mogelijk zou ik graag een nieuwe afspraak maken. Ik ben beschikbaar op [data + tijden invoegen] en hou graag rekening met uw agenda. Laat u me weten of een van deze momenten voor u past of dat een ander tijdstip beter uitkomt?

Mijn excuses voor het ongemak en alvast bedankt voor uw begrip.

Met vriendelijke groet, [Je naam]

Voorbeeld 3: Last-minute afzegging

Onderwerp: Dringend – Afzegging sollicitatiegesprek

Beste [naam contactpersoon],

Het spijt me zeer dat ik op het laatste moment contact opneem, maar door onvoorziene omstandigheden ben ik genoodzaakt ons sollicitatiegesprek van [datum en tijd] te annuleren.

Ik waardeer de kans die u mij heeft geboden en bied mijn excuses aan voor het ongemak.

Met vriendelijke groet, [Je naam]

Voorbeeld 4: Opvolging na het missen van een sollicitatiegesprek

Onderwerp: Excuses voor het missen van sollicitatiegesprek

Beste [naam contactpersoon],

Mijn oprechte excuses voor het missen van ons geplande sollicitatiegesprek voor de functie van [functie] op [datum en tijd]. Helaas [kort de reden uitleggen, bijvoorbeeld "deden zich onverwachte omstandigheden voor"].

Indien mogelijk zou ik graag een nieuw moment afspreken om alsnog het gesprek te voeren. Ik waardeer de kans die u mij heeft geboden en bied nogmaals mijn excuses aan voor het ongemak.

Laat u mij weten of er een mogelijkheid is om een nieuwe afspraak te maken? Bedankt voor uw begrip.

Met vriendelijke groet, [Je naam]

Voorbeeld 5: Terugtrekken uit de sollicitatieprocedure

Onderwerp: Bedankt voor het sollicitatiegesprek

Beste [naam contactpersoon],

Hartelijk dank voor de mogelijkheid om te solliciteren voor de functie van [functie] bij [bedrijf]. Na zorgvuldige overweging heb ik besloten om een andere richting uit te gaan en mijn kandidatuur terug te trekken.

Ik waardeer de tijd die u heeft genomen voor ons gesprek en de informatie die u gedeeld heeft over de functie, het bedrijf en het team.

Nogmaals bedankt voor uw tijd en begrip.

Met vriendelijke groet, [Je naam]

Veelvoorkomende fouten bij het afzeggen van een sollicitatiegesprek

Om je professionele reputatie te behouden, is het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met het annuleren van een sollicitatiegesprek. Vermijd de volgende fouten:

• Niet op komen dagen: Laat het bedrijf altijd weten dat je niet aanwezig zult zijn. Zonder bericht wegblijven komt onprofessioneel over en kan je kansen bij het bedrijf in de toekomst schaden.

• Vage excuses: Wees beleefd, maar ook eerlijk over de reden van je afzegging. Dit komt betrouwbaarder over dan een vage of ontwijkende verklaring.

• Onprofessionele toon: Zelfs in een informele sector is het belangrijk om je bericht professioneel te formuleren. Dit laat een goede indruk achter en toont respect voor de werkgever.

Belangrijkste punten

Een sollicitatiegesprek afzeggen is natuurlijk niet ideaal, maar als je het op een professionele manier doet, hoeft het geen negatieve impact te hebben. Door op tijd contact op te nemen, beleefd af te zeggen en te laten blijken dat je de tijd en moeite van de werkgever waardeert, kun je het gesprek annuleren zonder de relatie met het bedrijf te schaden.

Wat kun je nog meer doen?

• Bekijk onze voorbeeld sollicitatiebrieven en sollicitatiesjablonen voor meer inspiratie.

• Laat je cv en sollicitatiebrief optimaliseren door onze CVService voor een professionele en overtuigende sollicitatie.

Makkelijk en snel een professioneel cv maken, begin direct

CV maken

FAQ - Veelgestelde vragen over het afzeggen van een sollicitatiegesprek

Ik wil mijn sollicitatiegesprek afzeggen. Komt dat onprofessioneel over?

Een sollicitatiegesprek afzeggen is op zich niet onprofessioneel, zolang je dit tijdig en met respect doet. Er kunnen verschillende geldige redenen zijn, zoals onverwachte omstandigheden, spijt van je sollicitatie of het accepteren van een andere baan. Informeer de werkgever minstens 24 uur van tevoren en toon je waardering voor de uitnodiging.

Hoe zeg ik een sollicitatiegesprek op een nette manier af?

Breng het bedrijf zo snel mogelijk op de hoogte en zorg voor een professionele en beleefde toon. Als je geen interesse meer hebt in de functie of een andere baan hebt gevonden, wees dan eerlijk en respectvol. Een correcte afzegging zorgt ervoor dat je een positieve indruk achterlaat en de deur openhoudt voor mogelijke toekomstige kansen.

Hoe meld ik me last-minute af voor een sollicitatiegesprek?

Probeer direct te bellen en bied je excuses aan voor de late afzegging. Lukt het niet om iemand telefonisch te bereiken? Stuur dan een e-mail met "Dringend" in het onderwerp, zodat je bericht op tijd gelezen wordt.

Hoe annuleer ik een sollicitatiegesprek als ik de afspraak niet wil verzetten?

Geef duidelijk aan dat je je terugtrekt uit de sollicitatieprocedure en bedank het bedrijf voor hun tijd en de uitnodiging. Wees eerlijk en vermeld dat je niet langer geïnteresseerd bent in de functie.

Is het erg om een sollicitatiegesprek af te zeggen?

Nee, zolang je dit correct en professioneel aanpakt. Het belangrijkste is dat je het tijdig doorgeeft en laat zien dat je de tijd en moeite van het bedrijf waardeert. Zo behoud je een positieve indruk, zelfs als je niet doorgaat met de sollicitatieprocedure.